Ile kosztuje założenie firmy - pełne zestawienie opłat

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG jest bezpłatna. Zero złotych, żadnych opłat sądowych, żadnego kapitału zakładowego. Wniosek składa się przez biznes.gov.pl albo osobiście w urzędzie gminy. Koszty pojawiają się później - i to one decydują, ile naprawdę kosztuje uruchomienie firmy.

Rejestracja JDG i spółek - co ile kosztuje?

Przy JDG jedynym obowiązkowym wydatkiem na starcie jest posiadanie tytułu prawnego do adresu, który zgłaszasz do CEIDG - własność, użytkowanie wieczyste albo spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Jeśli rejestrujesz się pod adresem wynajmowanego mieszkania, potrzebujesz zgody właściciela na piśmie.

Nazwa firmy musi zawierać imię i nazwisko właściciela w mianowniku - np. Jan Kowalski. Możesz dopisać cokolwiek, ale samo nazwisko być musi.

Po rejestracji trafiają do nowych przedsiębiorców fałszywe pisma z wezwaniem do zapłaty za wpis do CEIDG. To oszustwo - rejestracja jest bezpłatna i żadna płatność nie jest wymagana.

Przy spółkach koszty wyglądają inaczej:

• Spółka z o.o. przez portal S24: 250 zł opłaty sądowej + 0,5% kapitału zakładowego tytułem podatku PCC (minimum 25 zł przy kapitale 5 000 zł) = łącznie 275 zł. Rejestracja trwa zazwyczaj kilka dni.
• Spółka z o.o. metodą tradycyjną (akt notarialny): taksa notarialna minimum 500 zł + wypisy aktu ok. 100-200 zł + opłata sądowa 500 zł + PCC od kapitału = łącznie minimum ok. 1 125 zł. Czas oczekiwania to ok. miesiąc.
• Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym: 100 zł (przy rejestracji spółki).
• Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o.: 5 000 zł. Spółki komandytowo-akcyjnej: 50 000 zł. Spółki akcyjnej: 100 000 zł.

Spółka musi mieć własny rachunek bankowy - nie można używać prywatnego konta wspólnika.

ZUS w pierwszych miesiącach - ulga na start i mały ZUS

Przez pierwsze 6 miesięcy działalności przysługuje ulga na start: brak składek społecznych ZUS, obowiązek opłacania wyłącznie składki zdrowotnej. Jeśli zarejestrujesz działalność 2. lub późniejszego dnia miesiąca (nie 1.), ulga trwa 7 miesięcy - pozwala to zaoszczędzić dodatkowe ok. 400 zł.

Po uldze na start zaczyna się okres preferencyjnych składek (mały ZUS) przez 24 miesiące:

• Z ubezpieczeniem chorobowym: 456,18 zł miesięcznie (2026 r.)
• Bez ubezpieczenia chorobowego: 420,86 zł miesięcznie (2026 r.)

Po tym okresie obowiązuje pełny ZUS:

• Z ubezpieczeniem chorobowym: 1 926,76 zł miesięcznie (2026 r.)
• Bez ubezpieczenia chorobowego: 1 788,29 zł miesięcznie (2026 r.)

Istnieje jeszcze Mały ZUS Plus, który oblicza się od rzeczywistego dochodu firmy - przeznaczony dla firm o niskich przychodach. Warunki i aktualne kwoty na 2026 r. sprawdź bezpośrednio w ZUS lub na zus.pl, bo dostępne dane dotyczą jeszcze 2025 r.

Składka zdrowotna jest obowiązkowa od pierwszego dnia działalności, niezależnie od tego, czy firma przynosi zysk. Jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania.

Składka zdrowotna i podatek - zestawienie form opodatkowania

Wybór formy opodatkowania wpływa bezpośrednio na comiesięczne koszty prowadzenia firmy.

Skala podatkowa:
- Stawka 12% do 120 000 zł dochodu, 32% od nadwyżki powyżej tej kwoty.
- Kwota wolna od podatku: 30 000 zł.
- Składka zdrowotna: 9% dochodu.

Podatek liniowy:
- Stała stawka 19% niezależnie od dochodu.
- Składka zdrowotna: 4,9% dochodu. Konkretna kwota miesięczna zależy od faktycznego dochodu - przy zerowym dochodzie i tak obowiązuje minimalna składka zdrowotna.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych:
- Stawki od 2% do 17% w zależności od branży (górna granica - w niektórych źródłach pojawia się też 20%, zależy od klasyfikacji usługi - sprawdź stawkę dla swojego PKD).
- Podatek naliczany od przychodu, nie od dochodu - kosztów uzyskania przychodu nie odliczasz.
- Składka zdrowotna w 2026 r.: 498,35 zł miesięcznie przy rocznym przychodzie do 60 000 zł, 830,58 zł przy przychodzie 60 001-300 000 zł, 1 495,04 zł przy przychodzie powyżej 300 000 zł.
- Ryczałt dostępny tylko dla firm z przychodem poniżej 2 000 000 EUR rocznie.

Dla porównania - przykładowe łączne koszty podatkowe i zdrowotne przy przychodzie 100 000 zł rocznie w 2026 r.:

• Skala podatkowa (z ulgą na start): składka zdrowotna 9 000 zł + podatek 8 400 zł = 17 400 zł rocznie, czyli ok. 1 450 zł miesięcznie.
• Podatek liniowy: składka zdrowotna ok. 4 900 zł + podatek 18 069 zł = ok. 22 969 zł rocznie, czyli ok. 1 914 zł miesięcznie.
• Ryczałt 12%: składka zdrowotna ok. 9 967 zł + podatek 11 402 zł = ok. 21 369 zł rocznie, czyli ok. 1 781 zł miesięcznie.

Karta podatkowa jest niedostępna dla firm zakładanych po 31 grudnia 2021 r.

Limit zwolnienia z VAT i koszt rejestracji

Zwolnienie z VAT przysługuje, dopóki sprzedaż nie przekroczy 240 000 zł rocznie - taki limit obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Wcześniejsze źródła mogą podawać limit 200 000 zł, który obowiązywał do końca 2025 r.

Rejestracja do VAT (formularz VAT-R) jest bezpłatna. Złożyć ją trzeba najpóźniej dzień przed dniem, od którego chcesz być podatnikiem VAT. Sama obsługa deklaracji VAT to dodatkowy koszt po stronie biura rachunkowego - zapytaj o wycenę przy podpisywaniu umowy.

Jeśli planujesz działalność wymagającą koncesji (sprzedaż alkoholu, gry i zakłady wzajemne i inne), koszty mogą być bardzo wysokie - od kilkuset złotych do kwot przekraczających milion złotych w zależności od rodzaju koncesji. Konkretne stawki dla danej branży sprawdź w odpowiednim urzędzie lub ministerstwie.

Księgowość - ile to kosztuje miesięcznie?

JDG może prowadzić uproszczoną księgowość: podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów przy ryczałcie. Spółki z osobowością prawną (sp. z o.o., S.A.) mają obowiązek prowadzić pełne księgi rachunkowe.

Koszt obsługi przez biuro rachunkowe dla małej JDG zależy od liczby dokumentów:

• Do 10 dokumentów miesięcznie: od ok. 280 zł netto miesięcznie (inne biura podają też stawki 150-300 zł - różnice zależą od zakresu usług i lokalizacji, warto porównać kilka ofert).
• Każdy dodatkowy dokument ponad limit 10 sztuk: ok. 6 zł netto.
• Zeznanie roczne PIT z działalności: od 100 zł netto.
• Obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika: od 56 zł netto miesięcznie.

Zatrudnienie księgowego na etacie to zupełnie inne koszty - według danych z początku 2025 r. średnie wynagrodzenie samodzielnego księgowego wynosiło ok. 12 500 zł brutto miesięcznie (przedział 10 000-14 000 zł brutto). To opcja realna dopiero przy większym wolumenie dokumentów.

Koszty jednorazowe na start

Poza stałymi miesięcznymi wydatkami są koszty, które ponosi się raz - przy zakładaniu lub w pierwszych tygodniach działalności:

• Pieczątka firmowa: ok. 40-100 zł (rozbieżność między ofertami - warto porównać ceny lokalnie).
• Firmowy rachunek bankowy: wiele banków oferuje konto bezpłatne przez 12 miesięcy, po tym okresie ok. 25 zł miesięcznie (zależnie od banku i pakietu).
• Pełnomocnictwo do jednej czynności u notariusza: 30 zł + VAT, każdy wypis: 6 zł + VAT, opłata skarbowa za pełnomocnictwo: 17 zł.
• Ubezpieczenie OC zawodowe: od 400 zł rocznie.
• Ubezpieczenie od utraty dochodu: od 400 zł rocznie.
• Usługi prawnika (np. sprawdzenie umów): ok. 300-1 500 zł.
• Sprzęt do pracy (laptop, biurko, fotel, materiały biurowe): od ok. 6 000 zł - zakładając zakup nowego sprzętu.

JDG może używać prywatnego rachunku bankowego, ale tylko jeśli konto ma jednego właściciela. Przy transakcjach gotówkowych między przedsiębiorcami obowiązuje limit: powyżej 15 000 zł wymagany jest przelew bankowy.

Działalność nierejestrowana - zanim założysz firmę

Jeśli planujesz zacząć od małych przychodów, możesz przez jakiś czas działać bez rejestracji. Działalność nierejestrowana jest możliwa, gdy przychody nie przekraczają 225% minimalnego wynagrodzenia w żadnym kwartale. Nie możesz z niej skorzystać, jeśli prowadziłeś działalność gospodarczą w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

To rozwiązanie nie generuje żadnych stałych kosztów ZUS ani obowiązku prowadzenia księgowości - ale też nie daje uprawnień przedsiębiorcy.

Co zrobić przed rejestracją?

Przed złożeniem wniosku w CEIDG ustal:

1. Formę opodatkowania - decyzję podejmujesz przy rejestracji, zmiana w trakcie roku jest ograniczona.
2. Kod PKD - jeden główny i dowolna liczba dodatkowych; od kodu zależy m.in. dostępność ryczałtu i stawka składki wypadkowej ZUS.
3. Adres działalności - musisz mieć do niego tytuł prawny; adres prywatny wymaga zgody właściciela lokalu.
4. Czy potrzebujesz koncesji lub zezwolenia - jeśli tak, ustal koszt i czas oczekiwania przed złożeniem wniosku o rejestrację.
5. Czy kwalifikujesz się do dotacji na start - maksymalna dotacja z urzędu pracy to sześciokrotność średniego wynagrodzenia, w 2023 r. wynosiło to ok. 40 000 zł. Wniosek składa się przed rejestracją działalności.

Obywatele krajów UE i EOG rejestrują firmę w Polsce na takich samych zasadach co Polacy. Obywatele spoza tych obszarów mogą to zrobić, jeśli posiadają odpowiedni tytuł pobytowy - np. zezwolenie na pobyt stały, status rezydenta długoterminowego UE albo zezwolenie na pobyt czasowy wydane w związku ze studiami.