Zamknięcie działalności krok po kroku

Zamknięcie jednoosobowej działalności zaczyna się od złożenia formularza CEIDG-1 - wniosku o wykreślenie wpisu. Reszta formalności wynika z tego zdarzenia albo musi je poprzedzić lub mu towarzyszyć. Kolejność ma znaczenie, bo część terminów liczy się od daty faktycznego zaprzestania działalności, a nie od daty złożenia wniosku.

Wykreślenie z CEIDG - jak i kiedy?

Formularz CEIDG-1 możesz złożyć na trzy sposoby:
- elektronicznie przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany,
- osobiście w urzędzie gminy lub miasta,
- listem poleconym - ale wtedy podpis na wniosku musi być poświadczony notarialnie.

Możesz też udzielić pełnomocnictwa i zlecić złożenie wniosku innej osobie.

Data zaprzestania działalności wpisana we wniosku nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku - nie możesz więc z wyprzedzeniem zaplanować wykreślenia na przyszły termin.

Wykreślenie następuje najpóźniej następnego dnia roboczego po: wysłaniu wniosku elektronicznego, złożeniu w urzędzie albo doręczeniu wniosku pocztowego.

Co do terminu złożenia: część źródeł podaje 7 dni od dnia faktycznego zaprzestania działalności, inne stwierdzają wprost, że przepisy nie wskazują sztywnego terminu ustawowego. Jeśli zależy ci na pewności, złóż wniosek w ciągu 7 dni - nie ma powodu czekać dłużej.

Dane firmy po wykreśleniu nie znikają z CEIDG - są widoczne z informacją o dacie wykreślenia. Zaświadczenie o wykreśleniu możesz pobrać ze strony CEIDG po wyszukaniu firmy.

Co dzieje się automatycznie, a czego nie możesz pominąć w ZUS?

CEIDG automatycznie przekazuje informację o wykreśleniu do urzędu skarbowego, GUS, ZUS i KRUS. Na tej podstawie ZUS sporządza z urzędu druk ZUS ZWPA, czyli wyrejestrowanie płatnika składek.

Ale samo CEIDG-1 nie wyrejestrowuje cię z ubezpieczeń. To musisz zrobić sam, składając:
- ZUS ZWUA - wyrejestrowanie właściciela i pracowników z ubezpieczeń,
- ZUS ZCNA - wyrejestrowanie członków rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego.

Oba formularze możesz załączyć bezpośrednio do wniosku CEIDG-1, co jest wygodne i pozwala załatwić wszystko jednocześnie.

Termin na złożenie ZUS ZWUA to 7 dni - tu źródła różnią się w liczeniu: biznes.gov.pl liczy od daty faktycznego zaprzestania działalności, inne od daty ustania obowiązku ubezpieczeń, jedno ze źródeł od daty złożenia CEIDG-1. Bezpieczne wyjście to złożenie formularzy razem z CEIDG-1 albo zaraz po nim.

Uwaga na typowy błąd: przedsiębiorca wyrejestrowuje pracowników z ZUS, ale zapomina wyrejestrować siebie. ZUS nalicza składki do dnia zgłoszenia. Może odstąpić od windykacji po wyjaśnieniach, ale decyzja należy do urzędnika - nie ma co liczyć na automatyczne umorzenie.

Jeżeli formularze ZUS nie zostaną złożone, ZUS będzie naliczał składki bez końca.

Formalności podatkowe - VAT

Jeśli byłeś czynnym podatnikiem VAT, w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych musisz złożyć formularz VAT-Z do naczelnika urzędu skarbowego właściwego na dzień zaprzestania czynności. Na tej podstawie urząd wykreśla cię z rejestru VAT czynnych.

Na dzień zaprzestania czynności opodatkowanych sporządzasz remanent likwidacyjny, czyli spis z natury dla VAT. Obejmuje on:

• towary handlowe,
• materiały,
• środki trwałe,

przy których przy nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT - nawet jeśli dobrowolnie z odliczenia nie skorzystałeś.

Podstawa opodatkowania w remanencie to cena nabycia (lub towarów podobnych), a gdy jej nie ma - koszt wytworzenia, określone na dzień likwidacji z uwzględnieniem stanu i zużycia składnika.

Kwotę podatku należnego z remanentu wykazujesz w ostatnim JPK_V7 z deklaracją. Informację o spisie z natury, jego wartości i kwocie podatku składasz na formularzu VAT-S1M (rozliczenie miesięczne) lub VAT-S1K (rozliczenie kwartalne) - nie później niż w dniu składania ostatniego JPK_VAT.

Ostatni JPK_V7 składasz za ostatni okres rozliczeniowy, w którym nastąpiło zaprzestanie czynności, w zwykłym terminie.

Dodatkowo przy środkach trwałych wartych powyżej 15 000 zł sprawdź, czy nie masz obowiązku korekty VAT. Okres korekty wynosi 5 lat od roku oddania do użytkowania (10 lat dla nieruchomości i prawa wieczystego użytkowania gruntu). Dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych do 15 000 zł okres korekty to 12 miesięcy od końca okresu rozliczeniowego, w którym wydano składnik do użytkowania. Korektę wykazujesz w deklaracji za ostatni okres.

Osobna pułapka przy samochodach: jeśli samochód osobowy trafia do remanentu likwidacyjnego, VAT należny obliczasz od 23% całej wartości samochodu - nawet jeśli przy zakupie odliczyłeś tylko 50%. Sprzedaż samochodu przed likwidacją pozwala uniknąć tego problemu i dodatkowo umożliwia korektę VAT nieodliczonego przy zakupie - ale to rozwiązanie dotyczy samochodów o wartości początkowej do 15 000 zł netto.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie sporządzają spisu z natury dla celów VAT.

Spis z natury i wykaz majątku dla celów PIT

Niezależnie od formy opodatkowania i niezależnie od remanentu VAT, na dzień likwidacji sporządzasz spis z natury dla celów PIT. Dotyczy to podatników prowadzących KPiR.

Spis obejmuje: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Ujmujesz też towary obce będące na stanie firmy - z podaniem ilości i właściciela, ale bez wyceny.

Jeśli nie masz żadnych towarów objętych spisem, i tak musisz go sporządzić - z wartością 0.

Wyceny dokonujesz najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Spis powinien być ostatnim wpisem w KPiR, wpisanym w dacie likwidacji.

Minimalne elementy spisu według Rozporządzenia MF o KPiR:

• imię i nazwisko lub nazwa firmy,
• data sporządzenia,
• numer kolejny pozycji,
• szczegółowe określenie towaru,
• jednostka miary, ilość, cena jednostkowa,
• wartość (ilość razy cena),
• łączna wartość,
• klauzula 'Spis zakończony na pozycji...',
• podpis właściciela lub wspólników.

Oprócz spisu z natury wszyscy przedsiębiorcy - prowadzący pełną księgowość, KPiR i ryczałt ewidencjonowany - sporządzają wykaz składników majątku na dzień likwidacji. Obejmuje on środki trwałe z ewidencji, wyposażenie, towary handlowe, wyroby gotowe, półwyroby i materiały. Minimalny zakres według art. 24 ust. 3a ustawy o PIT: liczba porządkowa, nazwa składnika, kwota wydatków na nabycie, kwota wydatków zaliczona do kosztów, wartość początkowa, metoda amortyzacji, suma odpisów amortyzacyjnych.

Wykaz składników majątku nie trafia do urzędu skarbowego - przechowujesz go na własne potrzeby, bo przyda się przy ewentualnej sprzedaży majątku po likwidacji.

Rozliczenie PIT po zamknięciu firmy

Forma opodatkowania decyduje o tym, jaką deklarację roczną złożysz:
- skala podatkowa - wpłacasz zaliczkę za ostatni miesiąc lub kwartał, po zakończeniu roku składasz PIT-36,
- podatek liniowy - zaliczka za ostatni okres, po roku PIT-36L,
- ryczałt - wpłata ryczałtu za ostatni okres, po roku PIT-28,
- karta podatkowa - składasz PIT-16Z w terminie 7 dni od dnia zakończenia działalności; to jedyny formularz, który ma tu inny termin niż rozliczenie roczne.

Jeśli po likwidacji zostanie ci majątek, pamiętaj: jego sprzedaż podlega PIT, jeśli nastąpi przed upływem 6 lat liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji działalności. Po tym terminie sprzedaż jest co do zasady neutralna podatkowo.

Kasa fiskalna i pracownicy

Jeśli prowadziłeś ewidencję na kasie fiskalnej:
- zlecasz serwisantowi odczyt pamięci fiskalnej i sporządzenie raportu rozliczeniowego,
- w terminie 5 dni od tego odczytu składasz do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji.

Jeśli kasa była używana krócej niż 3 lata od rozpoczęcia ewidencjonowania, może pojawić się obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy. Szczegółowy tryb postępowania z serwisantem i dokumenty z odczytu pamięci - skontaktuj się z autoryzowanym serwisem swojej kasy, bo procedura zależy od modelu urządzenia.

Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę: musisz rozwiązać umowy i wydać świadectwa pracy. Wyrejestrowujesz ich z ZUS na druku ZUS ZWUA w tym samym terminie co siebie.

Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu?

To jest miejsce, gdzie przedsiębiorcy często popełniają błąd - wyrzucają dokumenty za wcześnie albo nie wiedzą, od kiedy liczyć termin.

Dokumenty ZUS:
- zgłoszeniowe (np. ZUS ZUA): 5 lat od daty przekazania,
- rozliczeniowe przekazane od 2012 roku (DRA, raporty imienne): 5 lat od daty przekazania,
- rozliczeniowe przekazane do końca 2011 roku: 10 lat od daty przekazania,
- zgłoszenia ZUS IWA: 10 lat od daty przekazania,
- dowody opłacania własnych składek: ZUS może je kontrolować za okres od 31 grudnia 1998 roku.

Dokumentacja pracownicza:
- pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku: 50 lat,
- zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy,
- zatrudnieni w okresie 1 stycznia 1999 - 31 grudnia 2018 roku: 10 lub 50 lat w zależności od złożonych zgłoszeń w ZUS - jeśli nie wiesz, do której grupy zalicza się dany pracownik, sprawdź w ZUS lub u doradcy.

Dokumenty podatkowe (faktury, noty korygujące, deklaracje VAT, PIT, spis z natury, rejestry VAT, ewidencja środków trwałych): 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

KPiR, ewidencja przychodów (ryczałt), księgi rachunkowe: 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Uwaga: bieg terminów przechowywania może się wydłużyć, jeśli zostanie wszczęte postępowanie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe albo dojdzie do zawieszenia biegu przedawnienia z innego powodu. W takim przypadku trzymaj dokumenty do zakończenia postępowania.

Zanim złożysz CEIDG-1 - lista rzeczy do sprawdzenia

Przed złożeniem wniosku o wykreślenie upewnij się, że:
- rozwiązałeś umowy z pracownikami i przygotowałeś świadectwa pracy,
- uregulowałeś lub zabezpieczyłeś zobowiązania wobec kontrahentów - przepisy nie opisują dokładnie, co robić z nieuregulowanymi długami firmy po wykreśleniu, a z wierzycielem rozmawiaj zanim zamkniesz działalność,
- zamówiłeś odczyt kasy fiskalnej, jeśli ją masz,
- sporządziłeś spis z natury dla VAT i dla PIT,
- masz przygotowane formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA do załączenia do CEIDG-1,
- jeśli byłeś czynnym podatnikiem VAT - masz gotowy VAT-Z.

Po złożeniu CEIDG-1 złóż VAT-Z (termin 7 dni od zaprzestania czynności) i zadbaj o to, żeby ostatni JPK_V7 z remanentem trafił do urzędu w zwykłym terminie. Wpłać zaliczkę PIT za ostatni okres i zaplanuj złożenie zeznania rocznego po zakończeniu roku kalendarzowego.