Rozliczenie VAT kwartalnie - dla kogo i na jakich zasadach?

Kwartalne rozliczenie VAT mogą stosować mali podatnicy - firmy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 2 000 000 euro. Limit ten obowiązuje od 1 lipca 2023 roku; wcześniej wynosił 1 200 000 euro. Przeliczenia na złote dokonuje się według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego, zaokrąglonego do 1 000 zł. Na 2026 rok limit wynosi 8 517 200 zł (kurs 4,2586 z 1 października 2025 roku). Dla porównania: limit na 2025 rok wynosił 8 569 000 zł.

Kto nie może rozliczać VAT kwartalnie? Zakazy bezwzględne

Sam status małego podatnika nie wystarczy. Ustawa wyklucza z rozliczeń kwartalnych kilka grup:

• Nowo zarejestrowani podatnicy VAT - przez pierwsze 12 miesięcy od rejestracji muszą rozliczać się miesięcznie, niezależnie od wielkości sprzedaży i wybranej metody rozliczenia.
• Podatnicy, którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonali dostawy towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, jeśli łączna wartość tych dostaw przekroczyła w jakimkolwiek miesiącu 50 000 zł netto. Są to tzw. towary wrażliwe - szczegółowy wykaz zawiera wspomniany załącznik, źródła nie wyszczególniają ich tutaj.
• Podatnicy, którzy w danym kwartale korzystali z uproszczonej procedury importu towarów na zasadach z art. 33a ust. 1 ustawy o VAT.
• Podatnicy, u których stwierdzono brak możliwości dokonywania zapłaty instrumentem płatniczym w każdym miejscu prowadzenia działalności.

Metoda kasowa a rozliczenie kwartalne

Podatnicy stosujący metodę kasową są z mocy prawa zobowiązani do kwartalnego rozliczania VAT - wynika to z art. 99 ust. 2 ustawy o VAT. Nie wybierają tego wariantu dobrowolnie, lecz muszą go stosować (po upływie 12 miesięcy od rejestracji).

Metoda kasowa polega na wykazaniu VAT należnego dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta. VAT naliczony od zakupów odlicza się w momencie opłacenia zobowiązania. Wyjątek dotyczy sprzedaży na rzecz podmiotów niebędących czynnymi podatnikami VAT - obowiązek podatkowy powstaje tu nie później niż 180. dnia od wydania towaru lub wykonania usługi, bez względu na to, czy płatność wpłynęła.

Osobna zasada dotyczy podatników opodatkowanych ryczałtem od dochodów spółek (CIT estoński) - mogą składać kwartalne deklaracje VAT, jeśli wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku 4 000 000 euro przeliczonych według kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku.

Jak przejść na rozliczenie kwartalne? Formularz i terminy

Przejście na rozliczenie kwartalne wymaga złożenia aktualizacji formularza VAT-R do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Formularz musi wpłynąć najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy ma być składane rozliczenie kwartalne. W praktyce oznacza to:

• do 25 lutego - zmiana obowiązuje od I kwartału (styczeń-marzec),
• do 25 maja - zmiana obowiązuje od II kwartału (kwiecień-czerwiec),
• do 25 sierpnia - zmiana obowiązuje od III kwartału (lipiec-wrzesień),
• do 25 listopada - zmiana obowiązuje od IV kwartału (październik-grudzień).

Jeśli termin wypada w dzień wolny od pracy, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Co się stanie, jeśli formularz złożysz po terminie? Źródła tego nie wyjaśniają - w takiej sytuacji warto zapytać bezpośrednio w urzędzie skarbowym lub u doradcy podatkowego, czy zmiana wchodzi w życie od bieżącego czy następnego kwartału.

Terminy składania deklaracji i płatności

Przy rozliczeniu kwartalnym VAT płaci się i składa deklarację do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kwartale:

• za I kwartał - do 25 kwietnia,
• za II kwartał - do 25 lipca,
• za III kwartał - do 25 października,
• za IV kwartał - do 25 stycznia.

Przy rozliczeniu miesięcznym termin przypada do 25. dnia miesiąca następnego.

Ważna różnica dotyczy odliczenia VAT z faktur kosztowych. Przy rozliczeniu kwartalnym fakturę można rozliczyć w kwartale jej otrzymania lub w jednym z dwóch następnych kwartałów. Przy rozliczeniu miesięcznym - w miesiącu otrzymania lub w jednym z dwóch następnych miesięcy. Okno czasowe jest więc szersze przy kwartalnym rozliczeniu, co bywa korzystne przy fakturach otrzymanych na przełomie kwartałów.

JPK przy rozliczeniu kwartalnym

Podatnik rozliczający się kwartalnie składa plik JPK_V7K, a nie JPK_V7M (jak przy rozliczeniu miesięcznym). Różnica jest istotna:

• za dwa pierwsze miesiące każdego kwartału składa się JPK_V7K wyłącznie z częścią ewidencyjną (bez deklaracji),
• za trzeci miesiąc kwartału składa się JPK_V7K z częścią ewidencyjną za ten miesiąc i częścią deklaracyjną za cały kwartał.

Terminy dla części ewidencyjnych JPK_V7K za pierwsze dwa miesiące kwartału przypadają tak samo jak terminy miesięczne - do 25. dnia miesiąca następnego.

Jeśli błąd w ewidencji zostanie wychwycony w tym samym kwartale, w którym wystąpił, można go poprawić bez konieczności składania korekty części deklaracyjnej - wystarczy korekta części ewidencyjnej.

Uwaga na VAT-UE: informacje podsumowujące o transakcjach wewnątrzwspólnotowych trzeba składać za okresy miesięczne nawet przy kwartalnym rozliczeniu VAT. Termin to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Kwartalne rozliczenie VAT nie zwalnia z miesięcznego rytmu VAT-UE.

Osobna kwestia: podatnicy rozliczający VAT kwartalnie wchodzą w nowe struktury JPK PKPiR, JPK ST oraz JPK EWP od 2027 roku. Ci rozliczający się miesięcznie - od 2026 roku.

Co się dzieje, gdy firma przekroczy limit?

Jeśli wartość sprzedaży przekroczy 8 517 200 zł (limit na 2026 rok) w trakcie roku, podatnik traci status małego podatnika i musi wrócić do rozliczeń miesięcznych. Zasada:

• Jeśli przekroczenie nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału - rozliczenie miesięczne obowiązuje od pierwszego miesiąca tego kwartału.
• Jeśli przekroczenie nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału - rozliczenie miesięczne obowiązuje od pierwszego miesiąca następnego kwartału.

Szczególny przypadek: jeśli przekroczenie nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału składana jest w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału.

Jak wygląda powrót z rozliczenia kwartalnego na miesięczne na własny wniosek (nie z powodu utraty statusu) i czy wymaga złożenia VAT-R - źródła tego nie opisują. Jeśli planujesz taką zmianę, skonsultuj się z urzędem skarbowym lub doradcą podatkowym.

Co sprawdzić przed złożeniem VAT-R?

Przed aktualizacją formularza przejdź przez tę listę:

1. Sprawdź, czy Twoja sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła 8 517 200 zł (limit 2026). Jeśli działasz krócej, oblicz proporcjonalnie.
2. Upewnij się, że minęło 12 miesięcy od rejestracji do VAT.
3. Sprawdź, czy w ostatnich czterech kwartałach nie dokonałeś dostawy towarów z załącznika nr 15 o wartości przekraczającej 50 000 zł netto w jakimkolwiek miesiącu.
4. Upewnij się, że nie korzystasz z procedury uproszczonej importu towarów (art. 33a ust. 1).
5. Ustal termin złożenia VAT-R: jeśli zależy Ci na zmianie od III kwartału 2026, formularz musi wpłynąć do 25 sierpnia 2026 roku.
6. Przygotuj się na miesięczne składanie części ewidencyjnych JPK_V7K i miesięczne VAT-UE, jeśli masz transakcje wewnątrzwspólnotowe.