Rozliczenie roczne składki zdrowotnej - dopłata czy zwrot?

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej polega na porównaniu sumy składek faktycznie wpłaconych w ciągu roku z kwotą należną od rzeczywistego dochodu lub przychodu. Jeśli wpłaciłeś za mało - dopłacasz różnicę. Jeśli za dużo - możesz odzyskać nadpłatę. Termin na złożenie rozliczenia za 2025 r. upłynął 20 maja 2026 r. i dotyczył wszystkich form opodatkowania: skali podatkowej, podatku liniowego i ryczałtu.

Kto musiał złożyć rozliczenie, a kto był zwolniony?

Obowiązek rozliczenia mają przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, którzy przez choćby jeden dzień 2025 r. podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu i byli opodatkowani skalą podatkową, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Do grupy objętej rozliczeniem weszły też osoby, które:
- zawiesiły lub zamknęły działalność w 2025 r., ale przez jakiś czas w tym roku opłacały składkę zdrowotną,
- rozpoczęły działalność w styczniu 2026 r. na skali podatkowej lub podatku liniowym (w tym przypadku jedno ze źródeł wskazuje tylko skalę, drugie wymienia oba warianty - jeśli dotyczy to twojej sytuacji, sprawdź bezpośrednio w ZUS).

Rozliczenia nie składają:
- osoby opodatkowane kartą podatkową,
- wspólnicy spółek komandytowych,
- wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o.,
- twórcy i artyści (o ile działalność twórcza nie jest jednocześnie przedmiotem zarejestrowanej działalności gospodarczej),
- osoby współpracujące.

Działalność zawieszona przez cały rok 2025 zwalnia z rozliczenia - z wyjątkiem ryczałtowców, którzy wznowili działalność w styczniu 2026 r. na skali lub podatku liniowym. Dla skali i podatku liniowego warunek zawieszenia jest bardziej precyzyjny: działalność musiała być zawieszona nieprzerwanie od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r. Dla ryczałtu wystarczy zawieszenie przez cały rok kalendarzowy 2025.

Jak obliczyć roczną składkę na skali podatkowej i podatku liniowym?

Podstawa do wyliczenia to dochód za 2025 r. pomniejszony o zapłacone składki społeczne (jeśli nie trafiły one bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu) i skorygowany o różnice remanentowe.

Stawki:
- skala podatkowa: 9% rocznego dochodu,
- podatek liniowy: 4,9% rocznego dochodu.

Obowiązuje minimalna podstawa. W 2025 r. wyniosła ona 3499,50 zł miesięcznie (75% z 4666 zł), co daje roczną podstawę minimalną 41 994 zł. Minimalna roczna składka to 3779,46 zł. Jeśli twój dochód był niższy niż ta kwota lub działalność przyniosła stratę, i tak płacisz co najmniej tę kwotę.

Ważna zmiana obowiązująca od 1 stycznia 2025 r.: przy ustalaniu dochodu na potrzeby składki zdrowotnej nie uwzględnia się przychodów ani kosztów ze sprzedaży składników majątku, czyli środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Możesz jednak dobrowolnie zdecydować o ich włączeniu do podstawy - wymaga to zaznaczenia odpowiedniego pola w deklaracji (pole 06 lub 15 w bloku III.F formularza ZUS RCA albo w bloku XII formularza ZUS DRA). Jeśli zdecydujesz się na to i sprzedasz środek trwały amortyzowany przed 1 stycznia 2022 r., dochód nie zostanie powiększony o odpisy amortyzacyjne zaliczone do kosztów przed tą datą.

Na skali i podatku liniowym rok składkowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym: sumuje się składki należne za okres od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r., wyliczone na podstawie dochodów osiągniętych w całym 2025 r.

Jak obliczyć roczną składkę na ryczałcie?

Na ryczałcie rok składkowy przebiega od 1 stycznia do 31 grudnia, więc jest zgodny z rokiem kalendarzowym. Podstawę stanowi przeciętne wynagrodzenie za 2024 r., które wynosi 8549,18 zł.

Składka roczna zależy od poziomu przychodu w 2025 r.:

• Do 60 000 zł przychodu: podstawa miesięczna 5129,51 zł (60% z 8549,18 zł), składka miesięczna 461,66 zł, składka roczna za pełne 12 miesięcy 5539,92 zł.
• Od 60 001 do 300 000 zł przychodu: podstawa miesięczna 8549,18 zł (100%), składka miesięczna 769,43 zł, składka roczna za pełne 12 miesięcy 9233,16 zł.
• Powyżej 300 000 zł przychodu: podstawa miesięczna 15 388,52 zł (180%), składka miesięczna 1384,97 zł, składka roczna za pełne 12 miesięcy - ZUS podaje 16 619,60 zł, inne źródło podaje 16 619,64 zł. Różnica jest groszowa, ale jeśli zależy ci na co do grosza poprawnej kwocie, sprawdź aktualny kalkulator na pue.zus.pl.

Ryczałtowcy mogli w trakcie 2025 r. płacić składkę miesięczną na dwa sposoby: według przychodu z poprzedniego roku albo według bieżącego przychodu narastająco. Metoda narastająca oznacza, że zmiana progu w trakcie roku przekłada się na dopłatę przy rozliczeniu rocznym. Przykład: przedsiębiorca, który przez pierwszą połowę roku przekraczał próg 60 000 zł, a pod koniec roku przekroczył też 300 000 zł, mógł dopłacić nawet kilka tysięcy złotych - przy konkretnych liczbach z przykładu w dokumentacji ZUS dopłata wynosiła 6155,36 zł.

Od 1 stycznia 2025 r. przychody ze sprzedaży środków trwałych nie wchodzą do podstawy wymiaru składki na ryczałcie (tak samo jak na skali i podatku liniowym).

Gdzie i jak złożyć rozliczenie?

Rozliczenie roczne nie jest osobnym dokumentem - wypełnia się je w ramach dokumentów składanych za kwiecień 2026 r.:
- ZUS DRA - jeśli rozliczasz tylko własną składkę; wypełniasz blok XII,
- ZUS RCA - jeśli rozliczasz też składki za inne osoby ubezpieczone; wypełniasz blok III.F.

Jeśli w 2025 r. stosowałeś różne formy opodatkowania w różnych okresach, dane wykazujesz odrębnie dla każdej z nich. Źródła nie opisują jednak szczegółowo, jak przebiega rozliczenie przy zmianie formy opodatkowania w trakcie roku - w takim przypadku najrozsądniej skonsultować się bezpośrednio z ZUS lub księgowym.

Kroki przy składaniu rozliczenia online:
1. Zaloguj się na pue.zus.pl lub w aplikacji mZUS.
2. Przejdź do: Ubezpieczony - Dokumenty i wiadomości - Dokumenty rozliczeniowe.
3. Wybierz ZUS DRA lub ZUS RCA.
4. Uzupełnij blok XII (DRA) lub blok III.F (RCA).
5. Wyślij dokument.

Termin złożenia: 20 maja 2026 r. Jeśli z rozliczenia wychodzi niedopłata, tę samą kwotę trzeba wpłacić do ZUS do 20 maja 2026 r. razem ze składką za kwiecień 2026 r.

Jak działa zwrot nadpłaty?

Po złożeniu rozliczenia ZUS automatycznie tworzy wniosek o zwrot nadpłaty (formularz RZS-R). Pojawia się on na koncie płatnika w portalu eZUS dzień po złożeniu deklaracji.

Co trzeba zrobić, żeby odzyskać pieniądze:
1. Wejdź na konto w eZUS i znajdź wniosek RZS-R.
2. Zweryfikuj dane i wpisz numer rachunku bankowego.
3. Podpisz wniosek i odeślij do ZUS.
4. Termin na odesłanie: 1 czerwca 2026 r.

ZUS ma obowiązek zwrócić nadpłatę do 3 sierpnia 2026 r., ale tylko jeśli nie masz zaległości składkowych i nie ciążą na tobie nienależnie pobrane świadczenia z ubezpieczenia społecznego.

Jeśli nie złożysz wniosku RZS-R do 1 czerwca 2026 r., ZUS nie wypłaci pieniędzy - zaliczy nadpłatę na poczet przyszłych składek i rozliczy ją do końca roku.

Korekta rozliczenia - kiedy jeszcze możliwa?

Jeśli po złożeniu deklaracji za kwiecień 2026 r. zorientujesz się, że popełniłeś błąd, możesz złożyć korektę. Terminy:
- Korektę rocznego rozliczenia możesz złożyć najpóźniej w dniu, w którym składasz wniosek RZS-R o zwrot nadpłaty. Jeśli nie składasz wniosku - masz czas do 1 lipca 2026 r.
- Korekty dokumentów za poszczególne miesiące 2025 r. obowiązują te same terminy: do dnia złożenia RZS-R albo do 1 lipca 2026 r.

Nie ma informacji o tym, jakie konsekwencje - odsetki, dodatkowe opłaty - grożą za nieterminową dopłatę lub za niezłożenie rozliczenia w ogóle. Jeśli masz zaległość, sprawdź aktualne przepisy w ZUS lub skonsultuj się z doradcą, zanim dopłacisz z opóźnieniem.

Jeśli przedsiębiorca w ogóle nie złoży rozliczenia, ZUS wylicza składkę samodzielnie. Źródła nie wyjaśniają jednak, skąd ZUS bierze dane do takiego wyliczenia i na jakich zasadach je stosuje - to kolejny powód, żeby nie pomijać tego obowiązku.

Co zrobić teraz, jeśli termin już minął?

Termin 20 maja 2026 r. już minął. Jeśli nie złożyłeś rozliczenia:
- Złóż je jak najszybciej przez pue.zus.pl - nie czekaj, aż ZUS wyliczy składkę za ciebie.
- Jeśli wychodzi niedopłata, wpłać ją razem ze złożeniem dokumentu.
- Jeśli wychodzi nadpłata, pilnuj terminu na wniosek RZS-R (1 czerwca 2026 r.) - jeśli ten termin też minął, nadpłata zostanie zaliczona na przyszłe składki zamiast zwrócona na konto.

Jeśli prowadzisz kilka działalności jednocześnie lub stosowałeś w 2025 r. kilka form opodatkowania, sposób wyliczenia składki w takich przypadkach nie jest szczegółowo opisany w dostępnych materiałach ZUS - skontaktuj się bezpośrednio z ZUS lub biurem rachunkowym przed złożeniem korekty.