Księga przychodów i rozchodów - jak ją prowadzić?

Wzór KPiR zawarty jest w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Od 1 stycznia 2026 roku podatnicy rozliczający VAT miesięcznie (JPK_V7M) muszą prowadzić tę księgę wyłącznie w formie elektronicznej według tej struktury logicznej. Papierowy wzór KPiR pozostał dopuszczalny tylko dla osób na umowach agencyjnych i zlecenia oraz duchownych, którzy zrezygnowali z ryczałtu.

Kto musi prowadzić KPiR?

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, rozliczających się według skali podatkowej (12% i 32%) albo liniowo (19%)
• spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich opodatkowanych PIT
• osób na umowach agencyjnych i zlecenia (w zakresie tej działalności)
• osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeśli zgłosiły zamiar prowadzenia księgi - źródła nie opisują jednak dokładnie, gdzie i w jakim terminie to zgłoszenie składać, dlatego warto zapytać właściwego naczelnika urzędu skarbowego
• duchownych, którzy zrezygnowali z opodatkowania ryczałtem

KPiR nie prowadzą osoby opodatkowane kartą podatkową ani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych - te formy mają własne ewidencje.

Górny próg dla KPiR to 2,5 mln euro przychodów netto rocznie (dane z biznes.gov.pl). Jeśli w 2025 roku przychody osiągnęły lub przekroczyły 10 646 500 zł netto, od 2026 roku wymagane są pełne księgi rachunkowe. Procedury i terminy przejścia z KPiR na pełną księgowość po przekroczeniu limitu źródła niestety nie opisują szczegółowo - w razie zbliżania się do progu warto skonsultować to z biurem rachunkowym przed końcem roku.

Forma elektroniczna czy papierowa w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej (według struktury logicznej z rozporządzenia) dotyczy podatników, którzy składają JPK_V7M, czyli rozliczają VAT miesięcznie.

Pozostali podatnicy - w tym składający JPK_V7K (rozliczenie kwartalne) - mają ten obowiązek od 2027 roku. Do końca 2026 roku mogą prowadzić księgę papierowo.

KPiR w formie papierowej musi być zbrosurowana i kolejno ponumerowana. Przy formie elektronicznej należy:

• sporządzić pisemną instrukcję obsługi używanego programu komputerowego
• stosować program zapewniający bezzwłoczny wgląd w zapisy i możliwość wydruku w porządku chronologicznym
• przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem
• zapisywać dokumenty księgowe np. jako pliki PDF w dedykowanych folderach z podziałem na okresy rozliczeniowe, z kopią na osobnych nośnikach

KPiR za 2026 rok (w formie elektronicznej) należy przekazać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego po zakończeniu roku, do 30 kwietnia 2027 roku. Konkretne wymagania techniczne dla programów komputerowych (certyfikaty, formaty plików) nie zostały szczegółowo opisane w dostępnych źródłach - warto to sprawdzić bezpośrednio w Krajowej Informacji Skarbowej lub na stronie Ministerstwa Finansów.

Kolumny KPiR - co wpisuje się gdzie?

Nowa elektroniczna struktura KPiR liczy 19 kolumn (według biznes.gov.pl; starsza wersja miała 16 - różnica wynika z dodania kolumn związanych z KSeF i działalnością badawczo-rozwojową). Pełna lista wszystkich 19 kolumn nowej struktury nie jest wyczerpująco opisana w publicznych poradnikach - poniżej kolumny, które są potwierdzone:

• **Kolumna 1** - numer kolejny zapisu; tym samym numerem oznacza się dowód stanowiący podstawę zapisu
• **Kolumna 2** - data wynikająca z dokumentu (poniesienia wydatku, otrzymania towaru, uzyskania przychodu lub data zestawienia sprzedaży)
• **Kolumna 3** - numer identyfikujący fakturę wystawioną przez Krajowy System e-Faktur (nowa kolumna, bez odpowiednika w starej strukturze)
• **Kolumna 4** - numer innego dowodu księgowego niż e-faktura
• **Kolumna 6** - krótki opis rodzaju wydatku lub przychodu, np. "zakup towarów handlowych" albo "sprzedaż towarów i usług"
• **Kolumna 7** - kwota przychodu ze sprzedaży towarów lub usług
• **Kolumna 8** - pozostałe przychody (sprzedaż środków trwałych, różnice kursowe, odsetki bankowe)
• **Kolumna 9** - suma kolumn 7 i 8
• **Kolumna 10** - wartość zakupionych towarów i materiałów
• **Kolumna 11** - koszty uboczne zakupów (transport, załadunek, ubezpieczenie)
• **Kolumna 12** - wynagrodzenia brutto pracowników (gotówka i w naturze) oraz wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło; podstawą wpisu jest lista płac lub potwierdzenie przelewu
• **Kolumna 13** - pozostałe koszty uzyskania przychodów (czynsz, paliwo, opłaty bankowe, amortyzacja)
• **Kolumna 14** - suma kolumn 12 i 13
• **Kolumna 15** - wolna, inne zdarzenia gospodarcze
• **Kolumna 16** - koszty działalności badawczo-rozwojowej (art. 26e ustawy o PIT)
• **Kolumna 17** - uwagi dotyczące treści zapisów w kolumnach 2-16

Opisy kolumn 5 oraz 18-19 nowej struktury elektronicznej nie są dostępne w publikowanych poradnikach - należy sięgnąć bezpośrednio do treści rozporządzenia z 6 września 2025 r. i jego załącznika.

Jakie dokumenty są podstawą wpisu?

Zapis w KPiR musi mieć podstawę w dowodzie księgowym. Dopuszczalne są:

• faktury VAT (w tym VAT RR dla rolników ryczałtowych)
• dokumenty celne
• rachunki
• noty księgowe
• dowody opłat pocztowych i bankowych
• raporty fiskalne
• opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów i towarów
• dowody wewnętrzne - w przypadkach określonych w rozporządzeniu (źródła nie wyjaśniają wyczerpująco, kiedy dokładnie są dopuszczalne i jak je sporządzać - to warto ustalić z doradcą podatkowym)

Każdy dowód księgowy musi zawierać: wiarygodne określenie wystawcy i stron transakcji (nazwy i adresy), datę wystawienia i datę operacji, przedmiot operacji i jej wartość, podpisy osób uprawnionych oraz numer lub inne oznaczenie umożliwiające powiązanie z zapisami w księdze.

Za dzień poniesienia kosztu uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę wpisu.

Metoda kasowa i memoriałowa - która i kiedy?

Przy prowadzeniu KPiR można stosować jedną z dwóch metod rozliczania kosztów:

Metoda kasowa (uproszczona): koszty ujmuje się w dniu ich poniesienia, bez podziału na bezpośrednie i pośrednie. Prostsza w prowadzeniu, nie wymaga przypisywania wydatków do konkretnych przychodów.

Metoda memoriałowa: koszty dzieli się na dwa rodzaje:
- bezpośrednie - przyporządkowane do konkretnego przychodu, ujmowane w roku osiągnięcia tego przychodu, najpóźniej do dnia złożenia deklaracji za dany rok
- pośrednie (np. najem, utrzymanie biura, szkolenia, reklama) - ujmowane według daty wystawienia faktury przez dostawcę

Wybór metody warto skonsultować z biurem rachunkowym przy zakładaniu działalności, bo zmiana w trakcie roku jest problematyczna.

Rzetelność i wadliwość - gdzie leży granica?

Organ podatkowy może zakwestionować KPiR na dwa sposoby:

• **Nierzetelność** - wpisy niezgodne z rzeczywistością: puste faktury, brak wpisu o zdarzeniu, kwoty inne niż rzeczywiste. Traktowana jako przestępstwo skarbowe.
• **Wadliwość** - prowadzenie księgi niezgodnie z przepisami rozporządzenia i załącznika (np. błędna forma, brakujące kolumny). Traktowana jako wykroczenie skarbowe.

Jeśli organ uzna księgę za nierzetelną lub wadliwą, sam określa podstawę opodatkowania i może nałożyć karę grzywny. Wysokości konkretnych sankcji finansowych dostępne źródła nie podają - warto sprawdzić aktualne stawki w Kodeksie karnym skarbowym.

KPiR jest uznawana za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane przychody nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok
• brak zapisów wynika z nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego
• błędy spowodowały zwiększenie podstawy opodatkowania (z wyjątkiem zaniżenia kosztów zakupu materiałów, towarów handlowych i robocizny)
• podatnik uzupełnił lub poprawił błędy przed kontrolą albo w terminie uprawniającym do złożenia lub korekty deklaracji
• błędne wpisy to oczywista omyłka

Jak technicznie poprawiać błędne wpisy w KPiR - dostępne źródła tego nie opisują. W razie konieczności korekty warto zapytać właściwego naczelnika urzędu skarbowego lub doradcę podatkowego.

Dodatkowe ewidencje i przechowywanie

Sam prowadzący KPiR musi równolegle prowadzić:

• ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
• ewidencję przebiegu pojazdów - przy 100% odliczeniu wydatków na samochód będący środkiem trwałym
• ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych - przy działalności kantorowej
• ewidencję sprzedaży - jeśli KPiR prowadzi biuro rachunkowe i firma nie ma kasy fiskalnej; posiadanie kasy fiskalnej zwalnia z tej ewidencji

Ewidencja sprzedaży (przy biurze rachunkowym) zawiera: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami lub rachunkami, wysokość tego przychodu. Może być papierowa lub elektroniczna.

Nie ma natomiast obowiązku prowadzenia karty przychodów pracowników ani ewidencji wyposażenia o wartości powyżej 1500 zł i przewidywanym użyciu poniżej roku.

KPiR przechowuje się w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania działalności. Jeśli prowadzi ją biuro rachunkowe - w miejscu prowadzenia lub przechowywania przez biuro. Czas przechowywania: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi. Przykład: KPiR za 2020 rok (termin płatności podatku: 30 kwietnia 2021) trzeba było przechowywać do końca 2026 roku.

Co zrobić przed pierwszym wpisem?

Jeśli zakładasz firmę w trakcie roku, KPiR zakładasz na dzień rozpoczęcia działalności. Jeśli działasz od nowego roku - na 1 stycznia. Przed pierwszym wpisem:

1. Ustal, czy jesteś objęty obowiązkiem elektronicznej KPiR od 2026 roku (sprawdź, czy składasz JPK_V7M). Jeśli tak - potrzebujesz programu komputerowego zgodnego z nową strukturą logiczną z rozporządzenia z 6 września 2025 r.
2. Sporządź pisemną instrukcję obsługi tego programu i zachowaj ją razem z dokumentacją.
3. Skonfiguruj system przechowywania dokumentów elektronicznych: foldery z podziałem na okresy rozliczeniowe, kopia zapasowa na osobnym nośniku.
4. Zweryfikuj w treści rozporządzenia i jego załącznika, jak wyglądają kolumny 5, 18 i 19 nowej struktury - publicznie dostępne poradniki ich nie opisują.
5. Ustal z biurem rachunkowym lub doradcą, która metoda rozliczania kosztów (kasowa czy memoriałowa) jest korzystniejsza przy Twoim profilu działalności.