Zgłoszenie pracownika do ZUS - terminy i formularze

Pracownika zatrudnionego na umowę o pracę zgłaszasz do ZUS w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od pierwszego dnia pracy. Ten sam termin dotyczy zleceniobiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą. Spóźnienie nie powoduje automatycznego wyłączenia z ubezpieczenia, ale ZUS może zażądać wyjaśnień - źródła nie podają jednak wprost, jakie konkretnie sankcje grożą za przekroczenie terminu, więc jeśli zależy ci na pewności, zapytaj bezpośrednio w ZUS lub u doradcy.

Który formularz wypełnić?

Wybór formularza zależy od tego, do jakich ubezpieczeń zgłaszasz osobę:

• **ZUS ZUA** - gdy zgłaszasz do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego łącznie albo tylko do ubezpieczeń społecznych. To najczęstszy przypadek przy umowie o pracę.
• **ZUS ZZA** - gdy zgłaszasz wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Dotyczy to np. zleceniobiorcy, który ma już inny tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. etat w innej firmie) albo osoby korzystającej z ulgi na start.
• **ZUS ZCNA** - składasz go oddzielnie za członków rodziny pracownika, którzy nie mają własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Nie zastępuje ZUS ZUA ani ZUS ZZA, tylko je uzupełnia.

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych jest równoznaczne ze zgłoszeniem do ubezpieczenia zdrowotnego - nie trzeba składać obu formularzy osobno dla pracownika zatrudnionego na etat.

Obowiązująca wersja formularza ZUS ZUA pochodzi z 16 maja 2021 r. Formularz dostępny jest jako plik PDF (964 kB). Wypełniaj go w programie Adobe Reader lub Adobe Acrobat - przeglądarki internetowe mogą generować błędy przy zapisie i wydruku.

Wyjątki od 7-dniowego terminu

Nie każde zgłoszenie musi trafić do ZUS w ciągu tygodnia:

• **Marynarz** - termin wynosi 1 miesiąc od dnia wydania przez dyrektora urzędu morskiego lub agencję zatrudnienia zaświadczenia potwierdzającego status marynarza.
• **Twórca lub artysta** - 7 dni, ale liczonych od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, nie od rozpoczęcia działalności twórczej.
• **Dobrowolne ubezpieczenia społeczne** - termin wybiera sam zgłaszający.
• **Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne z NFZ** - 7 dni od podpisania umowy z NFZ.
• **Ulga MGD+ przy rozpoczęciu działalności w styczniu** - do końca stycznia, a jeśli ten termin jest krótszy niż 7 dni od daty powstania obowiązku - w terminie 7 dni od tej daty.
• **Pracownik będący członkiem służby zagranicznej** - nie później niż termin rozliczenia i opłacenia składki za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń.

Kto nie wymaga zgłoszenia przez ZUS ZUA ani ZUS ZZA?

Dwie grupy osób są zgłaszane inaczej albo w ogóle nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu:

• **Osoby na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński** - nie wypełniasz dla nich ZUS ZUA ani ZUS ZZA. Zgłoszenie następuje przez wykazanie ich w imiennym raporcie miesięcznym, składanym w terminie przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS.
• **Zleceniobiorca będący uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem poniżej 26. roku życia** - nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Nie zgłaszasz go do ZUS w ogóle.
• **Wspólnik kilkuosobowej spółki z o.o. i spółki akcyjnej** - nie podlega żadnym ubezpieczeniom.
• **Akcjonariusz prostej spółki akcyjnej wnoszący wkład pieniężny** - tak samo, bez ubezpieczeń.

Kody tytułu ubezpieczenia - jak je czytać?

Kod tytułu ubezpieczenia to sześć cyfr wpisywanych w formularzu. Pierwsze cztery określają rodzaj tytułu (stosunek pracy, zlecenie, działalność itp.), piąta i szósta precyzują sytuację ubezpieczonego. Źródła nie wyjaśniają znaczenia trzeciej i czwartej cyfry - jeśli masz wątpliwości co do konkretnego kodu, sprawdź to bezpośrednio w ZUS.

Najczęstsze kody dla pierwszych czterech cyfr:

• 01 10 - pracownik
• 01 20 - pracownik młodociany
• 04 11 - zleceniobiorca (umowa zlecenia, agencyjna, usługi)
• 05 10 - przedsiębiorca z CEIDG bez prawa do renty, składka od min. 60% przeciętnego wynagrodzenia
• 05 40 - osoba korzystająca z ulgi na start
• 05 90 - przedsiębiorca bez prawa do renty, składka uzależniona od dochodu
• 12 11 - osoba na urlopie wychowawczym
• 12 40 - osoba pobierająca zasiłek macierzyński

Piąta cyfra: 0 - brak prawa do emerytury lub renty, 1 - prawo do emerytury, 2 - prawo do renty.

Szósta cyfra: 0 - brak orzeczenia o niepełnosprawności, 1 - lekki stopień, 2 - umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Ubezpieczenie chorobowe pracowników jest obowiązkowe. Zleceniobiorcy, przedsiębiorcy i osoby współpracujące przystępują do niego dobrowolnie.

Jak i gdzie złożyć dokumenty?

Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS. Profil zakłada się przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego, profilu zaufanego ePUAP albo osobiście w placówce ZUS. Przy rejestracji profilu przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej wymagane jest pełnomocnictwo.

Droga złożenia dokumentów zależy od liczby osób, za które rozliczasz składki:

• **Do 5 osób** - możesz składać dokumenty w formie papierowej: osobiście w placówce ZUS, w urzędoamacie, przez pocztę tradycyjną albo elektronicznie.
• **Powyżej 5 osób** - wyłącznie drogą elektroniczną, bez wyjątku.

Kanały elektroniczne:

• Program Płatnik - podpis certyfikatem kwalifikowanym.
• Aplikacja ePłatnik na PUE ZUS - podpis certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP.
• CEIDG - przy składaniu wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, jeśli rejestrujesz jednocześnie działalność.

Rezerwacja wizyty w placówce ZUS możliwa jest przez PUE.

Przypadki, w których formularz nie wystarczy

Jeśli zgłoszenie dotyczy członka rodziny pracownika, który nie ma własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, musisz dodatkowo złożyć ZUS ZCNA. Tylko ubezpieczenie zdrowotne obejmuje taką osobę - ubezpieczenia społeczne jej nie dotyczą.

Źródła nie opisują procedury korekty błędnie złożonego zgłoszenia. Jeśli zorientujesz się, że np. wpisałeś zły kod tytułu ubezpieczenia albo błędne dane osobowe, skontaktuj się bezpośrednio z ZUS - infolinia lub wizyta w placówce pozwolą ustalić, czy potrzebne jest złożenie formularza korygującego.

Źródła nie podają też, jak długo po złożeniu zgłoszenia ubezpieczony faktycznie nabywa prawo do świadczeń takich jak zasiłek chorobowy - to osobna kwestia, którą warto wyjaśnić w ZUS przy konkretnym przypadku.

Co zrobić w pierwszej kolejności po zatrudnieniu?

1. Ustal datę powstania obowiązku ubezpieczenia - to najczęściej pierwszy dzień pracy.
2. Sprawdź, który formularz jest właściwy (ZUS ZUA dla etatu, ZUS ZZA gdy pracownik ma już inny tytuł do ubezpieczeń społecznych).
3. Dobierz właściwy kod tytułu ubezpieczenia - dla zwykłego pracownika to 01 10 xx, gdzie piąta i szósta cyfra zależy od uprawnień emerytalnych i stopnia niepełnosprawności.
4. Wypełnij formularz w Adobe Reader, nie w przeglądarce.
5. Złóż go elektronicznie przez ePłatnik lub Płatnika - albo papierowo, jeśli rozliczasz składki za najwyżej 5 osób.
6. Termin to 7 dni od daty zatrudnienia - pilnuj go niezależnie od tego, czy pracownik jest jeszcze na okresie próbnym.