Zwolnienie z kasy fiskalnej - warunki i wyłączenia

Zwolnienie z kasy fiskalnej przysługuje albo ze względu na niski obrót (zwolnienie podmiotowe), albo ze względu na rodzaj sprzedawanego towaru lub usługi (zwolnienie przedmiotowe). Podstawą prawną obu rodzajów zwolnień jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących - obowiązuje ono w latach 2025-2027.

Zwolnienie podmiotowe - limit 20 000 zł

Zwolnienie podmiotowe przysługuje, jeśli roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł. Liczy się wyłącznie sprzedaż dla tych dwóch grup - sprzedaż dla firm się nie wlicza.

Jeśli działalność ruszyła w trakcie roku, limit 20 000 zł oblicza się proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca roku. Dokładna metoda obliczenia tej proporcji nie wynika wprost z rozporządzenia - w razie wątpliwości warto zapytać swój urząd skarbowy.

Po przekroczeniu limitu 20 000 zł nie trzeba instalować kasy natychmiast. Przedsiębiorca ma 2 miesiące liczone od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie. Przykład: jeśli limit przekroczyłeś 15 marca, obowiązek zaczyna biec od 1 kwietnia i masz czas do 31 maja.

Zwolnienie podmiotowe nie przysługuje podatnikom, którzy:
- w poprzednim roku podatkowym byli zobowiązani do ewidencjonowania na kasie,
- w poprzednim roku przestali spełniać warunki zwolnienia.

Podatnicy, którzy zaczęli działalność po 31 grudnia 2024 r., mogą skorzystać ze zwolnienia, jeśli przewidują, że co najmniej 80% sprzedaży w pierwszych 6 miesiącach działalności będzie objęte zwolnieniem przedmiotowym. Co dzieje się po upływie tych 6 miesięcy - rozporządzenie nie precyzuje tego wprost; w tej sytuacji należy zweryfikować aktualną interpretację w urzędzie skarbowym lub u doradcy podatkowego.

Zwolnienie przedmiotowe - co obejmuje?

Załącznik do rozporządzenia zawiera 58 pozycji czynności zwolnionych z ewidencjonowania bez względu na wartość sprzedaży. Oto najważniejsze z nich:

• dostawa towarów przez internet lub kuriera - gdy zapłata wpłynęła w całości przez pocztę, bank lub SKOK na rachunek podatnika, a z ewidencji wynika, kogo dotyczyła transakcja i na czyj adres
• świadczenie usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych - gdy zapłata w całości przez pocztę, bank lub SKOK, a z ewidencji wynika, jakiej czynności dotyczyła
• usługi pocztowe i kurierskie (PKWiU ex 53)
• usługi telekomunikacyjne
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe (PKWiU 64-66)
• usługi edukacyjne (PKWiU ex 85) - z wyjątkami opisanymi poniżej
• wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKWiU ex 68.20.1) - jeśli transakcja jest w całości udokumentowana fakturą albo zapłata przyszła przez pocztę, bank lub SKOK
• dostawa energii elektrycznej (CN 2716 00 00), gazu ziemnego (CN 2711), gazu węglowego (CN 2705 00 00), wody dostarczanej sieciami wodociągowymi lub cysternami (CN ex 2201)
• czynności notarialne
• dostawa nieruchomości
• dostawa towarów i usług zaliczanych do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji - jeśli całość udokumentowana fakturą
• dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste
• usługi związane z rolnictwem i chowem zwierząt (PKWiU ex 01.6) - z wyłączeniem weterynaryjnych i podkuwania koni
• usługi związane z gospodarką odpadami (PKWiU 38-39) oraz uzdatnianie i dostarczanie wody (PKWiU 36)
• usługi parkingu świadczone przez podatnika wyłącznie na rzecz jego własnych pracowników
• usługi stołówek w placówkach wymienionych w art. 43 ust. 9 ustawy o VAT, udostępnianych tylko uczniom, studentom, podopiecznym, nauczycielom i personelowi
• sprzedaż biletów komunikacji lotniczej oraz posiłków i towarów na pokładach samolotów
• transport pasażerski metrem i przewozami miejskimi rozkładowymi, za które gmina lub związek komunalny ustala cenę
• przyjmowanie przez rewizorów należności przy braku dokumentu przewozu (w transporcie kolejowym również na pokładzie pociągu)
• usługi komornika sądowego w ramach czynności egzekucyjnych lub innych czynności przekazanych jego kompetencjom
• usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, prowadzące samodzielnie działalność lub zatrudniające pracowników niewidomych z takim orzeczeniem
• dostawa towarów i usług przez koła gospodyń wiejskich prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na podstawie art. 24 ustawy o kołach gospodyń wiejskich
• dostawa towarów i usług przez podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ustawy o VAT

Wyjątki w zwolnieniu przedmiotowym dla usług edukacyjnych i noclegowych

Zwolnienie dla usług edukacyjnych (PKWiU ex 85) nie obejmuje trzech kategorii:
- pozaszkolnych form edukacji sportowej i zajęć sportowych oraz rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0)
- szkół tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0)
- szkół nauki jazdy (PKWiU 85.53.11)

W przypadku usług noclegowych świadczonych przez hotele, motele i pensjonaty zwolnienie obejmuje wyłącznie usługi świadczone przez obozowiska dla dzieci (PKWiU ex 55.10.10.0). Zwykłe noclegi hotelowe są poza zwolnieniem.

Bezwzględny obowiązek ewidencjonowania - kto nie ma wyboru?

Paragraf 4 rozporządzenia wskazuje kategorie, dla których żadne zwolnienie - ani podmiotowe, ani przedmiotowe - nie działa. Są to:

Towary:
- gaz płynny
- części do silników spalinowych
- nadwozia do pojazdów
- wyroby tytoniowe
- napoje alkoholowe
- perfumy i wody toaletowe
- silniki do pojazdów i motocykli
- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne
- sprzęt fotograficzny (bez części i akcesoriów)
- wyroby z metali szlachetnych
- nośniki danych cyfrowych i analogowych
- paliwa silnikowe i dodatki do paliw
- wyroby zawierające alkohol etylowy powyżej 50%
- węgiel, brykiety i inne paliwa stałe
- towary sprzedawane przez urządzenia samoobsługowe przyjmujące należność w bilonie, banknotach lub bezgotówkowo

Usługi:
- przewóz osób i bagażu taksówkami
- naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów
- doradztwo podatkowe
- usługi stacjonarnych placówek gastronomicznych, w tym sezonowych
- usługi fryzjerskie
- usługi kosmetyczne i kosmetologiczne

Przedsiębiorcy z tej listy nie mogą skorzystać ze zwolnienia nawet wtedy, gdy ich roczny obrót jest niższy niż 20 000 zł.

Rodzaje kas i kilka obowiązków technicznych

Do wyboru są cztery rodzaje urządzeń:
- kasy on-line (przesyłają dane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas)
- kasy z elektronicznym zapisem kopii
- kasy z papierowym zapisem kopii
- kasy w formie oprogramowania (tzw. kasy wirtualne)

Kasy z zapisem elektronicznym i papierowym są stopniowo wycofywane z rynku. Kasę można kupić, wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Obowiązki po zainstalowaniu kasy:
- przegląd techniczny co najmniej raz na 2 lata u autoryzowanego serwisanta, licząc od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu
- raport dobowy - musi być wygenerowany każdego dnia, w którym odbywała się sprzedaż; kasy on-line są zwolnione z obowiązku drukowania tego raportu
- raport miesięczny (okresowy) - obowiązek wystawienia i wydrukowania najpóźniej do 25. dnia miesiąca następnego po miesiącu sprzedaży
- kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym wymagają przechowywania kopii każdego paragonu; kasy on-line przesyłają dane do CRK, więc archiwizacja fizyczna nie jest wymagana
- od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorca z kasą musi umożliwić klientom płatność bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności

Kasy on-line bez stałego połączenia z internetem wymagają złożenia wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o zgodę na przesyłanie danych do CRK w określonych odstępach czasowych.

Co sprawdzić przed podjęciem decyzji?

Jeśli Twoja działalność zahacza o kilka kategorii - część sprzedaży objętej zwolnieniem przedmiotowym, część poza nim - nie ma prostej zasady, która by automatycznie rozstrzygała, czy zwolnienie podmiotowe nadal obowiązuje. Źródła nie wyjaśniają wprost, jak łączyć oba rodzaje zwolnień i jaki obrót wlicza się do limitu 20 000 zł, gdy część sprzedaży jest zwolniona przedmiotowo. W takiej sytuacji należy uzyskać pisemną interpretację indywidualną albo zapytać bezpośrednio swój urząd skarbowy.

Praktyczna kolejność działania, zanim zdecydujesz, że nie potrzebujesz kasy:

1. Sprawdź, czy sprzedajesz cokolwiek z listy bezwzględnego obowiązku ewidencjonowania (par. 4 rozporządzenia) - jeśli tak, kasa jest obowiązkowa niezależnie od obrotu.
2. Sprawdź, czy Twoja sprzedaż mieści się w którymkolwiek z 58 zwolnień przedmiotowych z załącznika do rozporządzenia.
3. Jeśli nie mieści się - ustal, czy Twój roczny obrót na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 000 zł.
4. Zweryfikuj, czy nie byłeś zobowiązany do kasy w poprzednim roku - jeśli byłeś, zwolnienie podmiotowe nie wróci automatycznie.
5. Upewnij się, że rozporządzenie z 17 grudnia 2024 r. nadal obowiązuje - jego moc wygasa najpóźniej 31 grudnia 2027 r., a przed tą datą mogą pojawić się zmiany.